Мы ищем внимательного и ответственного делопроизводителя

Если вам близок порядок в документах, а внимательность к деталям — ваша сильная сторона, будем рады видеть вас в нашей команде

❗️ Нам важен офисный формат: сейчас офис расположен в Москва-Сити, но в течение этого года переедет ближе к метро «ЗИЛ»

В описании мы подробно указали точный круг задач, который отражает реальную работу делопроизводителя в нашей компании. Это не просто список задач, а продуманный и сбалансированный перечень важных дел, которые помогают поддерживать порядок и эффективность в документообороте.

Что предстоит делать:

1. Документооборот

• Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации с ведением соответствующих реестров;
• Проверка, редактирование и регистрация исходящих документов, распределение по подразделениям;
• Определение контрольных сроков исполнения документов, маршрутизация и контроль получения копий;
• Ведение электронной базы документов, отражение этапов работы в CRM;
• Взаимодействие с курьерами по вопросам доставки и получения документации;
• Получение документов в государственных органах и банках (ИФНС, банки и т.д.).

2. Работа с договорами и документами

• Составление и оформление договоров, спецификаций, заказов, актов, технических заданий на основании входящей документации, а также запрос и проверка первичных документов бухгалтерского учета;
• Ведение карточек заказчиков, загрузка договорных и сопутствующих документов;
• Внесение данных утвержденных договоров в информационную систему: сроки действия и оплаты на вкладке аналитики соответствующих договоров;
• Ведение архива договоров, дополнительных соглашений и документов первичного учета;

3. Работа с закрывающими документами

• Взаимодействие с бухгалтерией и поставщиками, формирование реестров платежей, выгрузка закрывающих документов;
• Выгрузка закрывающих документов из ЭДО (от поставщиков и заказчиков).

4. Электронный документооборот

• Работа с системами ЭДО (СБИС, Контур.Диадок): внесение данных УПД, счетов, счет-фактур;
• Ведение документов в CRM и других электронных системах учета.

5. Архивация и хранение документов

• Подготовка к архивированию, прием, сортировка и организация хранения документов компании;
• Ведение архива.

6. Взаимодействие с подразделениями

• Взаимодействие с кадровой службой по вопросам оформления, исполнения и хранения кадровых документов.

7. Оформление командировок

• Подготовка приказов, выгрузка документов из системы организации поездок;
• Оформление в соответствии с ЛНА представительских расходов.

Мы будем рады, если вы имеете:

• Опыт работы в делопроизводстве от 6 месяцев;
• Практический опыт работы с первичной документацией;
• Опыт договорной работы (навыки подготовки договоров, актов, спецификаций, ТЗ);
• Опыт работы с электронным документооборотом (СБИС, Контур.Диадок);
• Опыт с 1С будет преимуществом.