Мы ищем внимательного и ответственного специалиста по документообороту.

Если вам близок порядок в документах, а внимательность к деталям — ваша сильная сторона, будем рады видеть вас в нашей команде.

❗️ Важно: работа в офисе (Москва-Сити).

В описании мы подробно указали точный круг задач, который отражает реальную работу делопроизводителя в нашей компании. Это не просто список задач, а продуманный и сбалансированный перечень важных дел, которые помогают поддерживать порядок и эффективность в документообороте.

Что предстоит делать:

1. Документооборот
- Учет, регистрация и распределение входящей и исходящей документации с ведением соответствующих реестров;
- Проверка, редактирование и регистрация исходящих документов, распределение по подразделениям;
- Определение контрольных сроков исполнения документов, маршрутизация и контроль получения копий;
- Ведение электронной базы документов, отражение этапов работы в CRM;
- Взаимодействие с курьерами по вопросам доставки и получения документации;
- Получение документов в государственных органах и банках (ИФНС, банки и т.д.).
2. Работа с договорами и документами
- Составление и оформление договоров, спецификаций, заказов, актов, технических заданий на основании входящей документации, а также запрос и проверка первичных документов бухгалтерского учета;
- Ведение карточек заказчиков, загрузка договорных и сопутствующих документов;
- Внесение данных утвержденных договоров в информационную систему: сроки действия и оплаты на вкладке аналитики соответствующих договоров;
- Ведение архива договоров, дополнительных соглашений и документов первичного учета;
3. Работа с закрывающими документами
- Взаимодействие с бухгалтерией и поставщиками, формирование реестров платежей, выгрузка закрывающих документов;
- Выгрузка закрывающих документов из ЭДО (от поставщиков и заказчиков).
4. Электронный документооборот
- Работа с системами ЭДО (СБИС, Контур.Диадок): внесение данных УПД, счетов, счет-фактур;
- Ведение документов в CRM и других электронных системах учета.
5. Архивация и хранение документов
- Подготовка к архивированию, прием, сортировка и организация хранения документов компании;
- Ведение архива.
6. Взаимодействие с подразделениями
- Взаимодействие с кадровой службой по вопросам оформления, исполнения и хранения кадровых документов.
7. Оформление командировок
- Подготовка приказов, выгрузка документов из системы организации поездок;
- Оформление в соответствии с ЛНА представительских расходов.

Мы будем рады, если вы имеете:

- Опыт в делопроизводстве, документообороте или административной поддержке от 1 года;
- Знание первичной документации и принципов её оформления;
- Навыки подготовки договоров, актов, спецификаций, ТЗ;
- Опыт работы с ЭДО (СБИС, Контур.Диадок);
- Умение вести архив документов;
- Понимание ЛНА по командировочным и представительским расходам.

Ключевые навыки
ЭДО | Договора | ЛНА | СБИС | Контур.Диадок | Архив |